Een correcte factuur? Dit moet er zeker op staan!

Een goede factuur is niet zomaar een formaliteit. Ze is je visitekaartje, je geheugensteuntje én je juridisch vangnet. Eén verkeerd of ontbrekend detail kan je als ondernemer duur komen te staan, van boetes tot klanten die hun betaling uitstellen of betwisten. In deze blogtekst overlopen we de bouwstenen van een correcte factuur. Geen droge opsomming, wel heldere uitleg én praktische voorbeelden. Zo stuur jij straks zeker facturen uit die in orde zijn.

Verplichte vermelding

Elke factuur die jij als ondernemer uitstuurt, moet aan wettelijke voorwaarden voldoen. Dat betekent dat je bepaalde informatie verplicht moet vermelden of er uitdrukkelijk naar verwijzen.

1. Vermelding ‘Factuur’

Het lijkt logisch, maar het woordje ‘Factuur’ moet letterlijk op je document staan. Niet ‘Rekening’ of ‘Bestelbon’. De fiscus, klant en je accountant moeten in één oogopslag kunnen zien waarover het document gaat. Bovendien helpt het jezelf én je klant om offertes, bestellingen, leveringen, creditnota’s en facturen netjes uit elkaar te houden.

2. Jouw bedrijfsgegevens

Dit zijn de gegevens die verplicht op je factuur moeten staan:

• Volledige bedrijfsnaam (zoals ingeschreven in de KBO)
  Heb je een vennootschap, dat zet je hier ook de rechtsvorm bij (BV, VOF, CommV …).
• Adres van de maatschappelijke zetel
• Ondernemingsnummer + btw-nummer
• Bankrekeningnummer (IBAN)
• BIC/SWIFT-code (bij buitenlandse klanten)
• Optioneel: de vermelding van de bevoegde rechtbank (bv. RPR Antwerpen)

Werk je onder een handelsnaam of een commerciële benaming? Dan mag je die ook vermelden, zolang je officiële naam en ondernemingsnummer erbij staan. Ook je logo mag je toevoegen.

3. Klantgegevens

Ook van je klant vermeld je de correcte gegevens:

• Officiële naam van de onderneming (zoals ingeschreven in de KBO)
• Adres van de zetel
• Ondernemingsnummer of – als je klant btw-plichtig is – btw-nummer (als je factureert aan een onderneming)

Controleer het btw-nummer van buitenlandse ondernemingen altijd via het VIES-systeem, dan ben je zeker dat je het juiste btw-nummer hebt, en dat het geldig is. TIP: Bewaar zeker een afdruk van deze check als pdf, als bewijs voor de fiscus.

4. Factuurnummer: uniek en chronologisch

Elke factuur krijgt een uniek en opeenvolgend volgnummer. Een goede structuur houdt je administratie overzichtelijk én voorkomt discussies bij een controle. Gebruik bijvoorbeeld dit systeem: 2025-001, 2025-002, enzovoort.

5. Factuurdatum, leveringsdatum en plaats van opmaak

In veel gevallen zijn lever- en factuurdatum dezelfde, maar soms is dat niet het geval. Dan vermeld je beide datums op de factuur.

• Leveringsdatum: de datum waarop je effectief geleverd hebt (producten of diensten).
• Factuurdatum: de dag waarop je je factuur opstelt.

Volgens de btw-regels moet je een factuur opmaken ten laatste op de 15^e dag van de maand na levering.
Lever je bijvoorbeeld op 27 juni, dan factureer je ten laatste op 15 juli. Zorg dat beide data correct en duidelijk vermeld staan. Zo vermijd je verwarring bij btw-aangiftes.

Voer je werken uit op locatie? Vermeld dan ook het werfadres.

7. Omschrijving van de geleverde producten of diensten

Beschrijf helder wat je geleverd hebt. Hoe concreter, hoe beter:

• Wat leverde je precies?
• Hoeveel?
• Welke eenheidsprijs reken je aan?
• Welk totaalbedrag hoort daarbij?

Bijvoorbeeld:

8. Btw-tarief en -bedrag

Geef aan welk btw-tarief van toepassing is (0%, 6%, 12% of 21%) én hoeveel dat in euro’s betekent. Vermeld ook altijd het totaalbedrag inclusief btw. Dat hoeft niet per artikellijn, maar wel op het totaalbedrag van de factuur.

Bijvoorbeeld:

Reken je verschillende btw-tarieven, moet je ook een samenvatting per btw-tarief weergeven.

Werk je met buitenlandse klanten binnen de EU, dan is er vaak sprake van btw-verlegging. Je rekent dan geen btw aan op je factuur, maar je klant geeft de btw aan in zijn eigen land. Dat moet expliciet vermeld worden op je factuur.

Indien er een speciale regeling of vrijstelling van de btw van toepassing is, moet je ook dat expliciet vermelden op je factuur. Denk aan vermeldingen als ‘btw medecontractant’.

9. Rekeningen en Betalingsvoorwaarden

Op welk rekeningnummer moet de klant betalen? Ook dat is belangrijke en verplichte informatie op je factuur.

Bepaal steeds een duidelijke betalingstermijn. Zo is de meest gangbare betalingstermijn voor B2B-facturen (facturen tussen bedrijven) maximaal 30 dagen. Je kan daarvan afwijken als dat contractueel werd overeengekomen, tot een betaaltermijn van maximaal 60 dagen. Neem die informatie altijd op in je Algemene Voorwaarden.

Voor facturen aan consumenten (mensen zonder btw-nummer) geldt de ‘redelijke termijn’. Daarover staan in de wet geen bepalingen, maar we nemen aan dat die termijn een week of 14 dagen is.

Vermeld daarnaast je afspraken rond herinneringen, nalatigheidsintresten of administratieve kosten bij laattijdige betaling, of verwijs naar je algemene voorwaarden.

Niet verplicht, wel aangewezen

Naast de verplichte vermeldingen op een factuur, zijn er nog enkele zaken die je mág opnemen. Ze zijn niet noodzakelijk, maar wel sterk aanbevolen.

10. Algemene voorwaarden

In je Algemene voorwaarden staan de afspraken waarmee je klant akkoord gaat als hij zaken doet met jou. Wie bij jou iets koopt, gaat automatisch akkoord met die voorwaarden.
In die Algemene voorwaarden staan ook de betalingsvoorwaarden en wat er gebeurt als de klant niet of te laat betaalt. Het is aan te raden om ze

• op de achterzijde van je offerte, bestelbon en factuur afdrukken,
• toe te voegen als bijlage,
• ze bijkomstig te vermelden via een link (bv. ‘Onze algemene voorwaarden zijn terug te vinden op www.jouwbedrijf.be/voorwaarden’). Let wel op: Dit is niet 100% waterdicht en kan betwist worden door de klant.

Bij voorkeur zorg je ervoor dat de klant deze voorwaarden vooraf heeft kunnen lezen en goedkeuren – bijvoorbeeld bij het ondertekenen van de bestelbon.

11. Mededeling

Werk je met een facturatiepakket, dan kan je daarmee vaak een gestructureerde mededeling op je factuur laten zetten. Dat maakt het gemakkelijker om de betalingen te koppelen aan de juiste factuur. Kan je facturatiepakket zo’n mededelingen niet toevoegen, vraag je best aan je klant om het factuurnummer te vermelden bij betaling. Zo kan je snel en makkelijk opvolgen of de betaling al gebeurde.

Denk vooruit: e-facturatie wordt verplicht vanaf 2026

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen hun B2B-facturen verplicht elektronisch versturen via het Peppol-netwerk. Een pdf-factuur per mail voldoet dan niet meer.

Check dus nu al of jouw facturatieprogramma compatibel is met e-invoicing. Veel tools zijn al Peppol-ready, maar werk je nog met Word, Excel of een ander programma? Dan is het hoog tijd om te digitaliseren. Meer info: efactuur.belgium.be.

Een correcte factuur voorkomt misverstanden, juridische problemen, cashflowproblemen én moeilijkheden bij controle door de fiscus. Heb je twijfels over je facturatie, of wil je je administratie professioneler aanpakken? We helpen je graag op weg. Maak een afspraak voor advies op maat.